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Entreprises : profitez de l'été pour archiver !
Le point sur les documents à archiver et la durée pendant laquelle vous devez les conserver.

Pour certaines entreprises, la période estivale est plus calme, en termes d'activité, que le reste de l'année. N'hésitez pas à la mettre à profit pour trier les multiples documents émis ou reçus par votre entreprise toute l'année.

En effet, nombre d'entre eux doivent être conservés pendant un certain temps, en particulier à titre de preuves. Déterminées soit par la loi, soit en fonction des délais de prescription applicables ou des périodes pendant lesquelles l'administration est susceptible de procéder à des contrôles, les durées de conservation varient selon la nature et le type de document concerné. Le tableau ci-dessous fait la synthèse des principaux documents de l'entreprise à archiver et de leurs durées minimales de conservation.

 Type de documentDurée minimale de conservation
Documents civils et commerciaux Contrats conclus avec un autre commerçant ou avec un particulier 5 ans
Contrats d'acquisition et de cession de biens immobiliers et fonciers 30 ans
Factures clients et fournisseurs 10 ans à compter de la clôture de l'exercice
Autres documents commerciaux (bons de commande, bons de livraison, etc.) 10 ans à compter de la clôture de l'exercice
Documents comptables Livres et registres comptables 10 ans
Documents bancaires Relevés bancaires, talons de chèques, etc. 5 ans
Documents sociaux (pour les sociétés commerciales) Comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) 10 ans à compter de la clôture de l'exercice
Convocations, feuilles de présence et pouvoirs 3 ans
Ordres et registres de mouvements de titres 5 ans
Rapports du gérant ou du conseil d'administration 3 ans
Rapports des commissaires aux comptes 3 ans
Registres des procès-verbaux d'assemblées et de conseil d'administration 5 ans
Statuts, annexes et pièces modificatives 5 ans à compter de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés
Documents relatifs au personnel Double des bulletins de paie (papier) 5 ans
Registres et état du personnel 5 ans
Double des bordereaux de paiement des cotisations sociales 5 ans
Reçus pour solde de tout compte 5 ans

Article du 10/08/2012 - © Copyright SID Presse - 2012

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